ระบบการจัดการเอกสาร คุณสามารถจัดหมวดหมู่ เผยแพร่ ส่งและเก็บเอกสาร DMS
1 พ.ค. 2566, 04:28
คุณสามารถสร้างเอกสารทางธุรกิจ บิลผู้ขาย ภาระงาน บันทึกข้อความที่ลงนามแบบ Digital Signature
เปลี่ยนฝ่ายธุรการให้ล้ำสมัย สร้างความเชื่อมมั่น ด้วย Work Flow ที่ประหยัดทุกขั้นตอนการทำงาน
ประหยัดเวลาในการสร้าง บันทึก รับ ส่งเอกสาร สแกนสำเนา และรออนุมัติเอกสาร ด้วยระบบ DMS
ระบบการจัดการเอกสาร Document Management System - DMS
- แนวทางคิดค้นใหม่ ระบบการจัดการเอกสารที่ล้ำสมัยด้วย ขั้นตอนอนุมัติที่กำหนดเองได้
- ด้วยระบบการจัดการเอกสาร คุณสามารถเผยแพร่ ส่ง จัดหมวดหมู่ และเก็บเอกสารที่สแกนได้อย่างง่ายดาย
Digital Signature ปลอดภัย มีมาตราฐาน ไม่ใช้การนำรูปภาพมาวางบนเอกสารอิเล็ดทรอนิกส์ - คุณยังสามารถสร้างเอกสารทางธุรกิจต่างๆ ได้อีกด้วย เช่น บิลผู้ขาย ภาระงาน แผ่นงานสำหรับลงนาม
- Signer Authentication เป็นความสามารถในการพิสูจน์ว่าใครเป็นคนเซ็นเอกสาร ตัวลายเซ็นจะสามารถใช้ในการเชื่อมโยงไปยังบุคคล
- Data Integrity สามารถตรวจสอบหรือพิสูจน์เอกสารดิจิตอล หลังจากที่ได้มีการเซ็นไปแล้ว
ทำงานมากขึ้น ด้วยเวลาที่น้อยลง
- ไฟล์ทั้งหมดจะได้รับการจัดระเบียบและเก็บไว้ในที่เดียวกันอย่างปลอดภัย
- ทุกอย่างจะอยู่ในที่ที่คุณต้องการและใช้งานได้ทันที
- ติดตามไฟล์ทั้งหมดของคุณและไม่มีทางทำไฟล์หาย ด้วยระบบการจัดการเอกสาร
- ประหยัดเวลาในการบันทึกบิล การสแกนสัญญา อนุมัติเอกสารและเปลี่ยนเป็น บริษัทที่ไม่ใช้กระดาษ
- ใช้เครื่องคำนวณแบบโต้ตอบด้านล่างเพื่อประมาณจำนวนภาระงานด้านเอกสาร ซึ่งคุณและพนักงานของคุณต้องลงมือทำด้วยตัวเองในแต่ละเดือน
ปรับปรุงผังการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ใช้ประโยชน์จากกระบวนการอนุมัติ ควบคุม และการตรวจสอบที่ครบถ้วน รวมถึงกิจกรรม การพูดคุย และกฎการดำเนินงาน
- เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการปฏิบัติโดยบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม
ปรับปรุงผังการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ใช้ประโยชน์จากกระบวนการอนุมัติ ควบคุม การตรวจสอบที่ครบถ้วน
- รวมถึงกิจกรรม การพูดคุย และกฎการดำเนินงาน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการปฏิบัติ
- โดยบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม
อีเมลเกตเวย์ / ทำงานร่วมกันเป็นทีม พร้อมติดต่อลูกค้าได้แบบเรียลไทม์
- เมื่อใช้เกตเวย์อีเมล บิลจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากเอกสารที่สแกนหรือจากอีเมลของผู้ขายของคุณโดยตรง
- มอบหมายเอกสารให้เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือผู้จำหน่ายของคุณ
- เผยแพร่ไฟล์และโฟลเดอร์สาธารณะให้ลูกค้าของคุณ และให้ลูกค้านำเข้าเอกสารได้โดยตรง
Work Flow ที่เปลี่ยนแปลงเฉพาะความสะดวกและรวดเร็วขึ้น
- ไม่ต้องเสียเวลาในกรณีเอกสารที่มีเนื้อหาสอดคล้องหรือเป็นจดหมายเวียน (เปลี่ยนวิธีพิมพ์ เป็นการเลือกรายชื่อ)
- ลดขั้นตอนสแกนเอกสารและ upload เพื่อแปลงไฟล์
- นำเข้าระบบ E-Document ่ที่มีคุณสมบัติ OCR เปลี่ยนเอกสารเป็น E-Book กำหนดพื้นที่เซ็นลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์
- มอบหมายบุคคลที่เหมาะสม รับ-ส่งเอกสาร จัดการข้อมูล โดยกำหนดสิทธิผู้ใช้งานจากส่วนกลาง
- กำหนดสิทธิผู้มีอำนาจ เข้าถึงข้อมูลการอนุมัติ หรือเซ็นรายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
(ความปลอดภัย พูกกับเครื่องมือหรือ Key Security สำคัญ) - ระบบแจ้งเตือนผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และ ตอบกลับ ผู้รับ-ผู้ส่ง โดยตรง
ดำเนินการเอกสารแบบชุด
- กำหนดโครงการ หรือขั้นตอนการทำงานที่ต้องผ่านการอนุมัติ จากส่วนกลางหรือผู้ที่มีอำนาจ
- เปลี่ยนพื้นที่ แชร์ไฟล์ ปิดกั้นการเข้าถึงโฟลเดอร์ กำหนดการแจ้งเตือน (Work Flow)
- ติดแท็ก แบ่งประเภทไฟล์ จำแนกวัตถุประสงค์ของไฟล์พร้อมกัน
- การรวมเอกสาร ได้ง่ายและรวดเร็ว ด้วยคุณสมบัติ Data Base Logical Document เข้ากันได้ผ่านแอปพลิชั่น
- สร้างเอกสาร ระบุโครงสร้างเอกสารได้ด้วยตัวเอง เช่น ใบเรียกเก็บเงิน, เอกสารบิลแทนเงินสด, เอกสารรับสินค้า เอกสารจำหน่าย
- สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รวดเร็วในคลิกเดียวด้วย Function Tempate และนำไปใช้ในแผนกต่างๆ ได้ เช่น ระบบบัญชี
- สร้างภาระงานจากระบบโครงการ ระบบบริหารจัดการบุคลากร ด้วยเอกสารที่เฉพาะเจาะจง
